Schreiners Büro - Anwenderforum

Hallo Herr Dinklage,
ich habe den "Mandanten-Rundbrief April 2024" meines Steuerberaters erhalten, worin er im E-mail-Anschreibenm auf folgendes hinweist:

"Ein weiteres Thema für Unternehmer-Mandanten wird die Einführung der obligatorischen E-Rechnung im B2B-Bereich (business-to-business) zwischen inländischen Unternehmen ab 01. Januar 2025 mit einem Übergangszeitraum bis zum 31.12.2026, für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz im vorangegangenen Jahr von nicht mehr als 800.000.- € bis zum 31. Dezember 2028.
Bitte informieren Sie sich hierzu rechtzeitig bei Ihrem Softwarepartner über die geplante Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben."

Nun meine Frage:
- Ist "XRechnung" das gleiche wie die "E-Rechnung" ?
- In SB kann ich XRechnungen generieren und versenden, kann ich auch XRechnung (E-Rechnung) empfangen bzw. verarbeiten.

Mit freundlichen Grüßen
W. Schäuble

Hallo Herr Schäuble,

» - Ist "XRechnung" das gleiche wie die "E-Rechnung" ?

ja. Schreiners Büro erstellt schon heute alternativ zur PDF-Rechnung eine XRechnung und erfüllt damit die zukünftigen Anforderungen der E-Rechnung.

» - In SB kann ich XRechnungen generieren und versenden, kann ich auch
» XRechnung (E-Rechnung) empfangen bzw. verarbeiten.

Empfangen werden Sie eine XRechnung vom Lieferanten vermutlich per Mail und zur Prüfung werden Sie dann einen XML-Reader benutzen.

Sie können die XRechnung eines Lieferanten dann - wie heute schon eine PDF-Rechnung - z.B. zur Dokumentation als Fremddatei in Schreiners Büro hochladen.

Verarbeitet bzw. archiviert wird die Lieferantenrechnung dann in der Buchhaltung.

Viele Grüsse
Hermann Dinklage

Hallo Herr Dinklage,

ich befasse mich gerade mit E-Rechnung/XRechnung in und um SB, und mir stellt sich die eine oder andere Frage.

Sie haben mir im April geantwortet:

» Empfangen werden Sie eine XRechnung vom Lieferanten vermutlich per Mail und
» zur Prüfung werden Sie dann einen XML-Reader benutzen.

soweit so gut, dann habe ich eine XML-Datei in meinem System die ich speichern kann. Anschauen und kontrollieren kann ich die Datei mit einem XML-Reader.

» Sie können die XRechnung eines Lieferanten dann - wie heute schon eine
» PDF-Rechnung - z.B. zur Dokumentation als Fremddatei in Schreiners Büro
» hochladen.

1. Frage:
Aber wie kommt die XRechnung in meine OPo´s in SB? ...per Hand eintippen, ...naja wenn es nicht anders geht.
---> wäre eine Schnittstelle, zum einlesen der XML-Datei in SB, in die OPo´s, möglich?

2. Frage:
Ich denke, hochladen als Anhang beim Lieferanten-OPo, wenn ich den OPo händisch angelegt habe, wäre richtiger. Nicht nur beim Lieferanten (als Anhang)!
--> Dazu fehlt jedoch die Möglichkeit, Anhänge, beim Anlegen von Lieferanten-Rechnung als OPo, hochzuladen.
Wenn dann der Anhang (Lieferanten-Rechnung in den OPo´s) automatisch auch beim jeweiligen Lieferanten abgelegt/hochgeladen wäre, ware das sehr toll.

(ich hoffe ich habe es verständlich geschrieben, wie ich es meine ;-))

Viele Grüsse
W. Schäuble

Hallo Herr Schäuble,

» 1. Frage:
» Aber wie kommt die XRechnung in meine OPo´s in SB? ...per Hand eintippen,
» ...naja wenn es nicht anders geht.
» ---> wäre eine Schnittstelle, zum einlesen der XML-Datei in SB, in die
» OPo´s, möglich?

zur Erstellung eines Zahlungsauftrags für einen vorhandenen Lieferanten sind lediglich das Belegdatum, die Rechnungsnummer und der Rechnungsbetrag einzusetzen.

Die Programmierung einer Schnittstelle, die die unterschiedlichen E-Rechnungs-Formate (UBL, CII als XML-Datei bzw. ZUGFeRD) lesen und verarbeiten kann, ist sehr aufwendig und deswegen nicht vorgesehen.


» 2. Frage:
» Ich denke, hochladen als Anhang beim Lieferanten-OPo, wenn ich den OPo
» händisch angelegt habe, wäre richtiger. Nicht nur beim Lieferanten (als
» Anhang)!
» --> Dazu fehlt jedoch die Möglichkeit, Anhänge, beim Anlegen von
» Lieferanten-Rechnung als OPo, hochzuladen.
» Wenn dann der Anhang (Lieferanten-Rechnung in den OPo´s) automatisch auch
» beim jeweiligen Lieferanten abgelegt/hochgeladen wäre, ware das sehr toll.

Die Zahlungsaufträge können nach Erledigung normalerweise gelöscht werden, insofern wäre das der falsche Ort, um Anhänge zu nutzen.

Viele Grüsse
Hermann Dinklage

Hallo Herr Schäuble, hallo liebe Kolleginnen und Kollegen, und hallo Herr Dinklage,

wir beschäftigen uns ebenfalls intensiv mit dem Thema E-Rechnung und wie wir dieses am besten umsetzen können. Die aktuelle SB-Variante, bei der die Rechnung entweder nur als PDF oder als xRechnung möglich ist, erscheint uns ebenfalls nicht ideal. Wir verstehen, dass von Seiten SB geprüft werden muss, wie viel Aufwand zusätzliche Funktionen verursachen. Dennoch möchten wir ein paar Gedanken dazu teilen:

Bei Privatkunden ist die Situation klar – sie erhalten die Rechnung als PDF. Bei Gewerbekunden könnte es jedoch bis Ende 2026 noch notwendig sein, vorher abzufragen, welche Rechnungsform bevorzugt wird, da es ja noch eine Übergangszeit gibt.

In diesem Zusammenhang haben wir eine Frage an Sie, Herr Dinklage: Wie verfahren wir, wenn beispielsweise bereits eine PDF erstellt wurde, der Kunde jedoch eine xRechnung wünscht (oder umgekehrt)? Wäre es möglich, dies unkompliziert zu ändern?

Auch buchhalterisch müssen wir klären, wie wir mit dieser Doppelbelegart umgehen. Die digitale Rechnung kann wahrscheinlich automatisch eingelesen werden, während die PDF, wie bisher, manuell erfasst werden muss. Wenn es eine Kombination aus E-Rechnung und PDF gäbe, könnte dies auch bei Privatkunden die digitale Weiterverarbeitung in der Buchhaltung erleichtern.

Zum Thema Zahlungsaufträge: Die Aussage, dass nur „Belegdatum, Rechnungsnummer und Rechnungsbetrag“ in SB eingetragen werden müssen, gilt ja nur, wenn der Lieferant bereits angelegt ist. Ist dies nicht der Fall, wie bei einer einmaligen Bestellung, müssen logischerweise zusätzliche Daten (Kundenname, IBAN usw.) eingetragen werden. Ziel der Digitalisierung ist es ja, doppelte Datenerfassung zu vermeiden. Da man jedoch keine Belege an die Zahlung anhängen kann und auch keine Projektkosten gleichzeitig erfassen und verbuchen kann, könnte diese Funktion in SB eventuell zugunsten anderer Funktionen weggelassen werden.

Wir gehen aktuell davon aus, dass die Banking-Software zukünftig Erweiterungen erhalten wird, um E-Rechnungen einzulesen. Der Zahlungsverkehr würde dann darüber abgewickelt werden, was allerdings bedeutet, dass eine weitere Software hinzukommt.

Zum Thema „Belege anhängen“: Nach unserem Verständnis ist diese Funktion in SB nur für einzelne Belege gedacht, da lediglich Suchfunktionen angeboten werden, die der Browser bereitstellt. Eine Suche nach allen Belegen zu einem bestimmten Auftrag ist unseres Wissens nach nicht vorgesehen. Zudem ist eine rechtssichere Ablage ausschließlich in SB nicht möglich.

Ein Handwerkskollege hat uns kürzlich den Tipp gegeben, dass es eventuell sinnvoll wäre, Zahlungsverkehr, Belegarchivierung und Buchhaltungsvorbereitung über „DATEV Unternehmen Online“ abzuwickeln. Dort könnten alle Belege erfasst und für die Buchhaltung vorbereitet werden. Das könnte eine interessante Lösung sein. Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass PDF-Belege trotzdem manuell erfasst werden müssen. Aus diesem Grund fänden wir eine E-Rechnung mit integrierter PDF sehr vorteilhaft.

Mit freundlichen Grüßen und viel Erfolg bei der Arbeit!

Hallo Herr Heer,

» Bei Gewerbekunden könnte es jedoch bis Ende 2026 noch notwendig sein,
» vorher abzufragen, welche Rechnungsform bevorzugt wird, da es ja noch eine
» Übergangszeit gibt.

da sind Sie falsch informiert. Die Übergangsfrist gilt für den Ersteller der E-Rechnung, nicht für den Empfänger. Ab 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

» In diesem Zusammenhang haben wir eine Frage an Sie, Herr Dinklage: Wie
» verfahren wir, wenn beispielsweise bereits eine PDF erstellt wurde, der
» Kunde jedoch eine xRechnung wünscht (oder umgekehrt)? Wäre es möglich, dies
» unkompliziert zu ändern?

Das geht natürlich, wird aber nicht vorkommen, weil Sie jedem Geschäftskunden ohne Rückfrage eine E-Rechnung ausstellen können, die er akzeptieren muss.

» Wenn es eine Kombination aus E-Rechnung und PDF gäbe, könnte dies auch bei
» Privatkunden die digitale Weiterverarbeitung in der Buchhaltung
» erleichtern.

Ich bitte Sie, sich nochmal die Anleitung "E-Rechnung für Einsteiger - Fragen & Antworten" anzusehen, insbesondere den Abschnitt "Warum erstellt Schreiners Büro keine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format?"

https://www.schreiners-buero.de/support/anleitungen.html

» Zum Thema Zahlungsaufträge: Die Aussage, dass nur „Belegdatum,
» Rechnungsnummer und Rechnungsbetrag“ in SB eingetragen werden müssen, gilt
» ja nur, wenn der Lieferant bereits angelegt ist. Ist dies nicht der Fall,
» wie bei einer einmaligen Bestellung, müssen logischerweise zusätzliche
» Daten (Kundenname, IBAN usw.) eingetragen werden. Ziel der Digitalisierung
» ist es ja, doppelte Datenerfassung zu vermeiden. Da man jedoch keine Belege
» an die Zahlung anhängen kann und auch keine Projektkosten gleichzeitig
» erfassen und verbuchen kann, könnte diese Funktion in SB eventuell
» zugunsten anderer Funktionen weggelassen werden.

Sie werden zukünftig einen XML-Reader für XRechnungen verwenden und können dort auch per Cut+Paste die Daten in den Zahlungsauftrag übernehmen. Alternativ verwenden Sie die Bankingsoftware für die Zahlungen.

» Zum Thema „Belege anhängen“: Nach unserem Verständnis ist diese Funktion in
» SB nur für einzelne Belege gedacht, da lediglich Suchfunktionen angeboten
» werden, die der Browser bereitstellt. Eine Suche nach allen Belegen zu
» einem bestimmten Auftrag ist unseres Wissens nach nicht vorgesehen. Zudem
» ist eine rechtssichere Ablage ausschließlich in SB nicht möglich.

Die Archivierung von Rechnungen ist Aufgabe der Buchhaltung und nicht von Schreiners Büro. Rechtssicher sind die eingehenden Belege so abzulegen, wie sie gekommen sind, d.h. digitale Rechnungen digital, Rechnungen per Post auf dem Papier. Dass gilt übrigens auch für die ausgehenden Belege, d.h. wenn Sie eine Kundenrechnung ausdrucken und per Post versenden, müssen Sie auch die Papierform archivieren. Fragen Sie im Zweifel bitte Ihren Steuerberater, wie Sie Ihre Belege rechtsicher archivieren können.

Viele Grüsse
Hermann Dinklage

» Hallo Herr Heer,
»
» » Bei Gewerbekunden könnte es jedoch bis Ende 2026 noch notwendig sein,
» » vorher abzufragen, welche Rechnungsform bevorzugt wird, da es ja noch
» eine
» » Übergangszeit gibt.
»
» da sind Sie falsch informiert. Die Übergangsfrist gilt für den Ersteller
» der E-Rechnung, nicht für den Empfänger. Ab 01.01.2025 müssen alle
» Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Das ist zwar richtig, trotzdem können innerhalb der Übergangsfristen in Absprache mit dem B2B Kunden noch PDF Rechnungen gesendet werden (Siehe IHK Aufstellung). Ist eigentlich auch logisch (wenn der Gesetzgeber erlaubt in der Übergangsfrist welche zu schreiben, muss das Gegenüber sie auch verarbeiten dürfen).
»
» » In diesem Zusammenhang haben wir eine Frage an Sie, Herr Dinklage: Wie
» » verfahren wir, wenn beispielsweise bereits eine PDF erstellt wurde, der
» » Kunde jedoch eine xRechnung wünscht (oder umgekehrt)? Wäre es möglich,
» dies
» » unkompliziert zu ändern?
»
» Das geht natürlich, wird aber nicht vorkommen, weil Sie jedem
» Geschäftskunden ohne Rückfrage eine E-Rechnung ausstellen können, die er
» akzeptieren muss.
Perfekt, wenn das sauber durchläuft.
»
» » Wenn es eine Kombination aus E-Rechnung und PDF gäbe, könnte dies auch
» bei
» » Privatkunden die digitale Weiterverarbeitung in der Buchhaltung
» » erleichtern.
»
» Ich bitte Sie, sich nochmal die Anleitung "E-Rechnung für Einsteiger -
» Fragen & Antworten" anzusehen, insbesondere den Abschnitt "Warum erstellt
» Schreiners Büro keine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format?"
»
» https://www.schreiners-buero.de/support/anleitungen.html
Hab ich gelesen und auch verstanden. Trotzdem wäre es , im Rahmen einer durchgängigen digitalen Verarbeitung, ein Vorteil für mich als Anwender.
»
» » Zum Thema Zahlungsaufträge: Die Aussage, dass nur „Belegdatum,
» » Rechnungsnummer und Rechnungsbetrag“ in SB eingetragen werden müssen,
» gilt
» » ja nur, wenn der Lieferant bereits angelegt ist. Ist dies nicht der
» Fall,
» » wie bei einer einmaligen Bestellung, müssen logischerweise zusätzliche
» » Daten (Kundenname, IBAN usw.) eingetragen werden. Ziel der
» Digitalisierung
» » ist es ja, doppelte Datenerfassung zu vermeiden. Da man jedoch keine
» Belege
» » an die Zahlung anhängen kann und auch keine Projektkosten gleichzeitig
» » erfassen und verbuchen kann, könnte diese Funktion in SB eventuell
» » zugunsten anderer Funktionen weggelassen werden.
»
» Sie werden zukünftig einen XML-Reader für XRechnungen verwenden und können
» dort auch per Cut+Paste die Daten in den Zahlungsauftrag übernehmen.
» Alternativ verwenden Sie die Bankingsoftware für die Zahlungen.
Ja sicher, deshalb von mir auch der Hinweis auf die Banking-Sofware (zum automatischen einlesen, statt Tippen oder Cut+Paste).
»
» » Zum Thema „Belege anhängen“: Nach unserem Verständnis ist diese Funktion
» in
» » SB nur für einzelne Belege gedacht, da lediglich Suchfunktionen
» angeboten
» » werden, die der Browser bereitstellt. Eine Suche nach allen Belegen zu
» » einem bestimmten Auftrag ist unseres Wissens nach nicht vorgesehen.
» Zudem
» » ist eine rechtssichere Ablage ausschließlich in SB nicht möglich.
»
» Die Archivierung von Rechnungen ist Aufgabe der Buchhaltung und nicht von
» Schreiners Büro. Rechtssicher sind die eingehenden Belege so abzulegen, wie
» sie gekommen sind, d.h. digitale Rechnungen digital, Rechnungen per Post
» auf dem Papier. Dass gilt übrigens auch für die ausgehenden Belege, d.h.
» wenn Sie eine Kundenrechnung ausdrucken und per Post versenden, müssen Sie
» auch die Papierform archivieren. Fragen Sie im Zweifel bitte Ihren
» Steuerberater, wie Sie Ihre Belege rechtsicher archivieren können.
Genau, wie von mir beschrieben (rechtssichere Ablage in SB nicht möglich). Die DATEV-Lösung war als Vorschlag gedacht, möglicherweise sogar mit Zahl- bzw. Einlesefunktion. Vielleicht haben die Kollegen noch andere Ideen.

Viele Grüsse, Werner Heer

»
» Viele Grüsse
» Hermann Dinklage

Guten Tag Herr Dinklage, hallo Kollegen,

mich würde wirklich mal interssieren, wie das jetzt bei den Kollegen in der Realität gehändelt wird. SB verarbeitet keine eingehenden E-Rechnunen. Jeder muss aber ab 2025 E-Rechnungen verarbeiten können, eine Hybridrechnung wie Zugferd ist in SB nicht vorgesehen.
Gut. Versenden wir also XML-SB-Rechnungen ab 2025. Ich habe mal versucht eine SB-XML-Rechnung im empfohlenen Ultramarinviewer zu öffnen. Aus der ursprünglichen 4 seitigen PDF-Rechnung aus SB, sind 3 Seiten Gesamtübersicht und 11 Seiten Positionsauflistungen und 3 Seiten Zusätze geworden. Je nach Rechnung gäbe es laut dem Viewer noch "Anlagen und Laufzettel" dazu.
Leider kann ich die Ausdrucke hier nicht hochladen. Das muss man sich wirklich mal anschauen.

Ich stelle mir nun vor mein Geschäftspartner bekommt von uns eine reine XML-Rechnung, oder noch schlimmer ich bekomme eine reine XML-Rechnung ohne PDF-Anhang und muss diese prüfen und bezahlen. Da freue ich mich jetzt schon drauf.

Ich bin auf jeden Fall nach wie vor der Meinung, dass alle Rechnungsprogramme die Hybridlösung haben sollten. Wird im Übrigen auch von der HWK empfohlen. Die aktuellen Viewer werden bei der HWK Stuttgart als Notlösung betrachtet. Das wundert mich nicht.

GR u. schönes WE
Werner Heer

Hallo Herr Heer,

» Ich bin auf jeden Fall nach wie vor der Meinung, dass alle
» Rechnungsprogramme die Hybridlösung haben sollten. Wird im Übrigen auch von
» der HWK empfohlen. Die aktuellen Viewer werden bei der HWK Stuttgart als
» Notlösung betrachtet. Das wundert mich nicht.

Ihre Meinung bleibt Ihnen natürlich belassen, die Gründe, die gegen die X-Rechnung im ZUGFeRD-Format sprechen, habe ich ja schon genannt:

——————————-

„Warum erstellt Schreiners Büro keine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format?

Das ZUGFeRD-Format (PDF-Datei mit in der PDF-Datei enthaltener XML-Datei) hatte bisher den Vorteil, dass der Ersteller der E-Rechnung nicht wissen musste, welches Format (PDF oder E-Rechnung) der Kunde erhalten möchte. Der Kunde erhielt eine PDF-Rechnung mit enthaltener XRechnung, die er bei Bedarf auslesen und weiterverarbeiten konnte. Steuerlich relevant war hier in jedem Fall der bildgebende Teil, also die PDF-Rechnung. Die XRechnung war nur ein Beiwerk.

Ab dem 01.01.2025 entfällt dieser Vorteil, da klar festgelegt ist, wer welche Rechnungsform erhält: Privatkunden = PDF, Firmenkunden = XRechnung. Da in Schreiners Büro das Ausgabeformat (PDF oder XML) beim Kunden in den Konditionen festgelegt ist, erstellt Schreiners Büro automatisch die Rechnung im passenden Format. Der Aufwand zur Erstellung/Prüfung und Versand einer Rechnung - egal ob PDF oder XML - ist für Sie gleich.

Zudem gibt es bei der E-Rechnung im ZUGFeRD-Format jetzt einen höheren Kontrollaufwand: Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) weist im Schreiben 2024/0530244 darauf hin, dass "..bei einem hybriden Format die im XML-Format vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil bilden..". Dies bedeutet, dass der Versender und Empfänger einer Rechnung im ZUGFeRD-Format in jedem Falle den nicht sichtbaren Teil, also die enthaltene XML-Datei, auf Richtigkeit prüfen muss. Die bisherige Prüfung der PDF-Ansicht einer Rechnung im ZUGFeRD-Format reicht also nicht mehr aus.

Weiter ist die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format - im Gegensatz zur XRechnung - nur für Rechnungen an Firmenkunden aus Deutschland und Frankreich nutzbar. In anderen europäischen Ländern ist die Rechnung im ZUGFeRD-Format nicht gebräuchlich.“

—————————————

Die XML Viewer sind mit Sicherheit keine „Notlösung“, wer solche Thesen aufstellt, disqualifiziert sich selbst. Um es abschliessend noch einmal zu sagen: Der PDF-Teil der ZuGFeRD Rechnung ist ab 01.01.25 irrelevant, auch bei der ZuGFeRD Rechnung ist der XML-Teil - genauso wie bei der XRechnung - mit einem XML-(XRechnungs-) Reader zu prüfen und ggf. weiterzuverarbeiten.

Viele Grüße
Hermann Dinklage

Guten Morgen Herr Dinklage,

Vieln Dank für Ihre Ausführung. Auch Sie dürfen natürlich Ihre Meinung behalten. Auch wenn Ihre Antwort am eigentlichen Problem vorbei geht.

Deshalb nochmals (abschließend) eine hoffentlich verständliche Problembeschreibung:

- Ab 2025 werden wir E-Rechnungen senden und empfangen (müssen).
- wer keine kaufmännische Software hat, die eingehende E-Rechnungen verarbeiten oder darstellen kann, muss sich eine externe Möglichkeit suchen. Das betrifft alle SB-Anwender.
- aktuell kenne ich nur 2 Viewer, die (von der HWK Stuttgart als Notlösung) empfohlen werden.
- grundsätzlich spricht nichts gegen einen externen Reader, wenn es nicht anders geht, aber...
- ich habe eine SB-XML-Rechnung mit beiden Viewern betrachtet. So wie das da dargestellt ist, ist das nicht akzeptabel. Wie soll da eine RG inhaltlich geprüft werden? Der Positiontext wird in eine schmale Spalte gequetscht, so dass sich ursprünglich 3,5 Seiten PDF-RG auf 17 Viewerseiten auflösen. Schon optisch hat diese Darstellung nichts mehr mit dem Angebot oder der AB, die ja vermutlich nach wie vor im PDF-Format ankommt, zu tun (die man dann ja mit der RG vergleichen möchte). Inhalte vergleichen wird Freude machen. Es geht ja nicht nur um die Endsumme einer Rechnung.
- Da wir nun alle Menschen und keine Maschinen sind, brauchen wir eine visuelle Darstellung. Ob die sich ZugFerd nennt, ist mir dabei egal. Auf jeden Fall werde ich froh sein, wenn meine digitalen Eingangs-RG mit PDF-Anhang kommen.
- Die Softwareanbieter, die eine hybride Darstellung anbieten, scheinen das erkannt zu haben. Ob das nun problematisch ist, kann ich nicht sagen. Die nicht repräsentative Anzahl an Handwerkskollegen (nicht nur Schreiner), die ich kenne, haben die erweiterte Lösung.
- Die hybride Darstellung ist ja eine Erweiterung der XML-Rechnung und schließt diese ja nicht aus. Sie würde das Handling im Alltag auf jeden Fall einfacher machen.

Aber warten wir es einfach ab. Mal sehen wie das 2025 läuft. Vielleicht gibt es dann über die BUHA oder über Zahlsoftware oder bessere Viewer eine Lösung.

Hier der Vollständigkeithalber den Link der HWK-Stgt. zu E-Rechnungen, zum Thema Notlösung. Ich kann dem nur zustimmen.

https://www.hwk-stuttgart.de/e-rechnung

==> im Abschnitt "Wie kann ich E-Rechnungen empfangen?":

Eine E-Rechnung gilt als zugestellt, wenn der Empfänger die Rechnung erhalten hat und öffnen kann. Dies kann über folgende Wege erfolgen:

Rechnungsprogramm
Buchhaltungsprogramm
E-Mail-Empfang und Viewer als Notlösung
Beim E-Mail-Empfang ist wichtig:
-------------------------------
E-Rechnungen im ZUGFeRD Format sind problemlos lesbar.
Bei geringem Rechnungsaufkommen kann für eine Übergangszeit eine per Mail eingehende XRechnung (im XML-Format) mit einem Anzeigeprogramm („Viewer“) visualisiert werden. Der Zentralverband des deutschen Handwerks empfiehlt hierfür zum Beispiel denUltramarinviewer, das Forum elektronische Rechnung Deutschland denQuba-Viewer.
Wir empfehlen die Einrichtung einer besonderen E-Mail-Adresse (z.B. Rechnung@), die nur für den Empfang von Rechnungen genutzt wird. So können Sie weitere Prozessschritte – etwa die Prüfung und Freigabe – optimiert durchführen.
-------------------------------
Schönes WE
Werner Heer

Hallo Herr Heer,

» Vieln Dank für Ihre Ausführung. Auch Sie dürfen natürlich Ihre Meinung
» behalten. Auch wenn Ihre Antwort am eigentlichen Problem vorbei geht.

ich habe nicht meine Meinung wiedegegeben, sondern Fakten:

ZUGFeRD:

-Deutlich höherer Handlings-/Prüfungsaufwand (PDF Teil ist lediglich Beiwerk und für die Prüfung/Buchhaltung ab 01.01.25 eigentlich irrelevant, es ist also der XML-Teil relevant und -genauso wie bei der normalen XML-XRechnung- mit einem Reader zu prüfen). Dennoch ist trotzdem auch der PDF-Teil genau zu prüfen und mit dem XML-Teil zu vergleichen, da bei Abweichungen zwischen erlaubten Abweichungen (identisches Mehrstück) und nicht erlaubten Abweichungen (weitere sonstige Rechnung) zu unterscheiden ist (siehe weiter unten).

-Bis auf Frankreich nicht für Rechnungen ins Ausland verwendbar: Haben Sie Geschäftskunden/Behördenkunden z.B. in Österreich oder Luxemburg? Denen können Sie keine ZUGFeRD Rechnung ausstellen.


» - ich habe eine SB-XML-Rechnung mit beiden Viewern betrachtet. So wie das
» da dargestellt ist, ist das nicht akzeptabel. Wie soll da eine RG
» inhaltlich geprüft werden? Der Positiontext wird in eine schmale Spalte
» gequetscht, so dass sich ursprünglich 3,5 Seiten PDF-RG auf 17 Viewerseiten
» auflösen. Schon optisch hat diese Darstellung nichts mehr mit dem Angebot
» oder der AB, die ja vermutlich nach wie vor im PDF-Format ankommt, zu tun
» (die man dann ja mit der RG vergleichen möchte). Inhalte vergleichen wird
» Freude machen. Es geht ja nicht nur um die Endsumme einer Rechnung.

Eine XRechnung ist ein XML-Datensatz und kennt keine Seitenaufteilung. Eine XRechnung wird nicht ausgedruckt. Im Ultramarinviewer entspricht die Textbreite der Positionen in etwa die Textbreite in einer PDF-Rechnung von Schreiners Büro.

Es gibt sicher mehr Viewer als die zwei erwähnten, hier wäre es Aufgabe der Innungen/HWK, Steuerberater, IT-Betreuer, Ihnen eine passende Lösung zu empfehlen.


» - Da wir nun alle Menschen und keine Maschinen sind, brauchen wir eine
» visuelle Darstellung. Ob die sich ZugFerd nennt, ist mir dabei egal. Auf
» jeden Fall werde ich froh sein, wenn meine digitalen Eingangs-RG mit
» PDF-Anhang kommen.

Der PDF-Anhang einer XRechnung ist etwas völlig anderes als die ZUGFeRD- Rechnung. Wenn Sie die ZUGFeRD-Rechnung meinen, hier ist der PDF-Teil ab dem 01.01.25 nicht mehr der tragende Teil, relevant ist der XML-Teil.

» - Die Softwareanbieter, die eine hybride Darstellung anbieten, scheinen das
» erkannt zu haben. Ob das nun problematisch ist, kann ich nicht sagen. Die
» nicht repräsentative Anzahl an Handwerkskollegen (nicht nur Schreiner), die
» ich kenne, haben die erweiterte Lösung.
» - Die hybride Darstellung ist ja eine Erweiterung der XML-Rechnung und
» schließt diese ja nicht aus. Sie würde das Handling im Alltag auf jeden
» Fall einfacher machen.

s.o.


» Hier der Vollständigkeithalber den Link der HWK-Stgt. zu E-Rechnungen, zum
» Thema Notlösung. Ich kann dem nur zustimmen.
»
» https://www.hwk-stuttgart.de/e-rechnung
»
» ==> im Abschnitt "Wie kann ich E-Rechnungen empfangen?":
»
» Eine E-Rechnung gilt als zugestellt, wenn der Empfänger die Rechnung
» erhalten hat und öffnen kann. Dies kann über folgende Wege erfolgen:
»
» Rechnungsprogramm
» Buchhaltungsprogramm
» E-Mail-Empfang und Viewer als Notlösung

Fragen Sie Ihren Steuerberater bzw. den Hersteller Ihrer Buchhaltungssoftware, ob diese(r) über einen Viewer zum Einlesen der XRechnung verfügt. Wenn nicht, bleibt der normaler Viewer als alternative Lösung.

» Beim E-Mail-Empfang ist wichtig:
» -------------------------------
» E-Rechnungen im ZUGFeRD Format sind problemlos lesbar.

Hätte der Verfasser mal die rechts auf Ihrer Website verlinkte "Verwaltungsanweisung" gelesen, wüsste er, dass das eine Falschaussage ist.

Abschnitt 31:
„Rechnungsdaten, die in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. XML-Datei) über-
mittelt werden, sind in diesem Datenformat grundsätzlich nicht menschenlesbar, sondern erst
nach einer Visualisierung, z. B. mithilfe einer entsprechenden Anwendung. Nach der bisheri-
gen Verwaltungsauffassung erforderte das Merkmal „Lesbarkeit“, dass die Rechnung für das
menschliche Auge lesbar ist. Bisher gingen bei einem hybriden Format, im Falle einer Abwei-
chung zwischen elektronischer Information und dem für das menschliche Auge lesbaren Bild-
teil, der letztere Teil vor. Mit Einführung der obligatorischen E-Rechnung kehrt sich dieses
Verhältnis um. „Lesbar“ bezieht sich nunmehr darauf, dass die Datei maschinenlesbar sein
muss (siehe auch Rn. 6). Bei einem hybriden Format bilden die im XML-Format vorliegen-
den Rechnungsdaten den führenden Teil. Im Fall von Abweichungen zwischen den struktu-
rierten Rechnungsdaten und den sonstigen Informationen gehen die Daten des strukturierten
Teils denen der Bilddatei vor. An der grundsätzlichen Zulässigkeit eines hybriden Formats än-
dert dies aber nichts.“

Es gilt wie oben geschrieben: Der PDF-Teil einer hybriden Rechnung (ZUGFeRD) ist ab dem 01.01.25 nicht mehr der tragende Teil, relevant ist der XML-Teil.

Abschnitt 32:
„Enthält der Bildteil keine von dem strukturierten Teil abweichende Rechnungsangaben nach
§§ 14, 14a UStG, handelt es sich bei dem Bildteil um ein inhaltlich identisches Mehrstück
(vgl. auch Abschnitt 14c.1 Absatz 4 UStAE). Enthält der Bildteil dagegen abweichende Rech-
nungsangaben (z. B. aufgrund manipulativer Eingriffe eine andere Leistungsbeschreibung
oder einen abweichenden Umsatzsteuerbetrag), stellt er ggf. eine weitere (sonstige) Rechnung
dar, für die die Voraussetzungen des § 14c UStG zu prüfen sind. Dabei werden technisch be-
gründete geringfügige Abweichungen, konkretisierende oder ergänzende Informationen (z. B.
aus Gründen der Darstellung verkürzte Leistungsbeschreibung oder Rundungsdifferenzen)
nicht beanstandet, wenn der Charakter als inhaltlich identisches Mehrstück nicht verloren
geht. Ein Vorsteuerabzug ist auch in diesen Fällen nur aus dem strukturierten Rechnungsteil
möglich.“


Zudem gibt es noch die in Absatz 32 erwähnte Problematik der Manipulationsmöglichkeit, die es notwendig macht, immer beide Teile zu prüfen, den XML-Teil und den PDF-Teil, um auszuschließen, dass der PDF-Teil wesentlich abweicht und damit eine sonstige, weitere Rechnung darstellt.

Damit ist das Thema jetzt für mich erschöpfend behandelt.

Viele Grüsse
Hermann Dinklage

Hallo Herr Dinklage,

das Grundsätzliche mit der XML-Rechnung habe ich verstanden. Doch wäre es nicht möglich, zusätzlich zum XML ein PDF menschenlesbar zu erstellen, damit ich das, als separate Datei, mitsenden kann? Damit meine ich nicht dieses Zugpferd sondern eine Wahlmöglichkeit ähnlich des Rechnungsentwurfs.

Ich denke, alle Handwerkskollegen wären dankbar, wenn eine Rechnung wenigstens inhaltlich gut lesbar geprüft werden kann.

Wenn ich das richtig verstanden habe, ist ja ausschließlich die XML-Rechnung bindend. Ich müsste dann also nur den Endbetrag und den Steuersatz über einen Viewer prüfen.

VG, G_Tex

Hallo G_Tex,

nein, dafür sind die XRechnungs-Reader/-Viewer ja da, dass sie die XML-Rechnung für den Menschen lesbar und überprüfbar machen.

Das mag am Anfang ggf. etwas gewöhnungsbedürftig sein, aber die XRechnung ist ja nichts Neues, sondern seit 4 Jahren für Rechnungen an Behörden (eigentlich) Pflicht und da funktioniert es ja auch.

Die hier erwähnten kostenlosen Reader sind sicher nicht das Optimum, aber es werden die Hersteller der XRechnungs-Reader/-Viewer schon für sorgen, dass eine XRechnung gut geprüft und ggf. weiterverarbeitet werden kann, sowas ist ja auch ein neues Geschäftsfeld für die Steuerberater, Banken, Buchhaltungssoftware etc.

Viele Grüsse
Hermann Dinklage